Multitasking: Dlaczego nie warto?

0  komentarzy

Multitasking, to słowo opisujące wykonywanie wielu zadań jednocześnie. Innym spojrzeniem na wielozadaniowość jest szybkie “przełączanie się” pomiędzy zadaniami. Zatrzymajmy się nad tym na moment. To oznacza, że możemy robić kilka rzeczy na raz albo przynajmniej bardzo szybko skakać pomiędzy zadaniami. Czy multitasking jest w ogóle możliwy i czy takie podejście ma sens? Zanim odpowiem na to pytanie przyjrzyjmy się najpierw temu czego nie widać na pierwszy rzut oka.

Multitasking i jego koszty

Mężczyzna, który potrafi bezpiecznie prowadzić samochód jednocześnie całując piękną kobietę nie daje pocałunkowi takiej uwagi na jaką zasługuje.

Albert Einstein

Jeśli multitasking to szybkie przełączanie się pomiędzy wieloma zadaniami, to łatwo można określić jakie takie podejście niesie ze sobą koszty. Aby określić koszty tego rodzaju mentalnego „żonglowania”, psychologowie przeprowadzają kontrolowane eksperymenty. Porównują, ile czasu zajmuje ludziom zrobienie wszystkiego po kolei, a ile przełączając się pomiędzy zadaniami. Oceniają także, w jaki sposób różne aspekty zadań, takie jak złożoność lub znajomość zadania, wpływają na dodatkowe końcowe efekty. Mając te wszystkie zmienne badacze są w stanie określić jakie koszty ponosimy działając wielozadaniowo.

Psychologowie badający procesy umysłowe ludzi, którzy próbują wykonywać więcej niż jedno zadanie na raz są zgodni. Stwierdzają oni, że ludzki mózg nie został zaprojektowany do wielozadaniowości.

Multitasking i koszt czasu

Krótkie mentalne przerwy [przełączanie się] wynikające z multitaskingu może kosztować nawet 40% produktywnego czasu.

David E Meyer

Kiedy podczas eksperymentu uczestnik badania próbuje skupiać swoją uwagę na dwóch zadaniach jednocześnie to doświadcza tzw. “kosztu przełączania się”.

Według badań czas potrzebny na przełączenie się pomiędzy prostymi zadaniami A i B może wydłużyć czas ich realizacji nawet o 40%. To oznacza, że więcej czasu zajmuje przełączanie się pomiędzy dwoma zadaniami niż wykonanie ich jedno po drugim. Przysłowiowe skakanie z kwiatka na kwiatek po prostu zabiera za każdym skokiem trochę cennego czasu. Koszt ten ponosimy za każdym razem kiedy zmieniamy nasz obiekt skupienia albo zadanie nad którym pracujemy.

Koszty przełączania się pomiędzy zadaniami mogą być stosunkowo niewielkie, czasem zaledwie kilka dziesiątych sekundy. Jednak sumując się mogą być naprawdę duże, szczególnie gdy ludzie wielokrotnie przełączają się między zadaniami. Tak więc wielozadaniowość może wydawać się produktywna na powierzchni, ale w rzeczywistości może zająć więcej czasu i pociągać za sobą więcej błędów.

Multitasking i koszt energetyczny

Kto dwa zające goni, ten żadnego nie złapie.

powiedzenie

Koszt energetyczny jest mniej wymierny, jednak równie ważny. Być może zdarzają Wam się takie dni w których próbujecie pracować efektywnie, ale od samego rana jesteście “zmuszeni” pędzić i jesteście rozpraszani przez wszystko co się rusza.

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się mieć poczucie pod koniec dnia, że jesteś rozciągnięty na wszystkie strony przez różne zadania i projekty, a tak naprawdę nie zrobiłeś nic produktywnego do tej pory a dzień przeminął?

Często jest to konsekwencją skakania z kwiatka na kwiatek i przełączania się, co chwilę pomiędzy wszystkimi sprawami – tutaj dzwoni telefon, teraz jadę samochodem, teraz jestem na spotkaniu a jednocześnie myślę o tym, co będę robił jak wrócę do domu. Multitasking, czyli wielozadaniowość jest szkodliwa dla Twojego samopoczucia, efektywności i twojej organizacji pracy. Wielozadaniowość bywa bardzo stresująca i w miejscu pracy dochodzi do kuriozalnych sytuacji, w których pracownicy są tak zajęci, że nie mają czasu załadować taczki tylko biegają z pustą.

Multitaskerów można zobaczyć szczególnie podczas spotkań firmowych. Najczęściej to właśnie oni przychodzą nieprzygotowani/spóźnieni a podczas samego spotkania piszą maile lub sprawdzają inne rzeczy. Inne rzeczy, zupełnie niezwiązane z tematem spotkania. Zanim człowiek “wyląduje” na spotkaniu to minie już jego lwia część. To nie jest efektywność, to jest problem i nieumiejętność skupienia się wynikająca z przyzwyczajenia do multitaskingu.

Multitasking – koszty rozproszenia w praktyce

Podszedłem do tego jednego rozbitego samochodu. Osoba, która pisała SMSa nie żyła. Jego komórka leżała na ziemi. Podniosłem ją i zobaczyłem, że tam było napisane “Kochanie zaraz bę…”

Kevin Aiston – Dowódca Sekcji Straży Pożarnej

W Polsce 3,2% kierowców w 2015 roku podczas prowadzenia samochodu korzystało z telefonu komórkowego. Oznacza to, że 3 na 100 kierowców, których mijasz każdego dnia w ruchu drogowym odrywa swój wzrok od drogi na 3-5 sekund.

Badanie VTTI wykazało, że wiadomości tekstowe, które miały ponad 20-krotnie większe ryzyko niż prowadzenie samochodu bez telefonu, miały także najdłuższy czas bezczynności (4,6 sekundy w odstępie sześciu sekund). W tym czasie kierowca pokonuje dystans boiska piłkarskigoe z prędkością 90 km/h, nie patrząc na jezdnię.

Kierowcy, którzy korzystali z telefonu ręcznego, zwiększyli ryzyko wypadku o 2 do 3,5 razy w porównaniu do kierowców określanych jako czujni, uważni i trzeźwi.

Całą kampanię na ten temat zrobiła jedna z firm, która pokazuje konsekwencje podejścia “zrobię wszystko na raz… za wszelką cenę”. Nawet zabiję człowieka tylko dlatego, że jestem multitaskerem i chcę oszczędzić kilka sekund, bo przecież mogę prowadzić i odpisywać na SMSy. W końcu “mam podzielną uwagę”. Mam nadzieję, że do tego momentu wiesz już, że to nieprawda.

Multitasking, czyli jak z sukcesem robić kilka rzeczy na raz?

Prawda jest taka, że możemy robić wiele na raz, ale nie możemy skupiać się na wielu rzeczach jednocześnie.

Możesz efektywnie rozmawiać i spacerować, bo chodzenie jest czynnością, którą wykonujesz automatycznie. Nie możesz natomiast wykonywać świadomie dwóch czynności na raz, np. prowadzić dwóch rozmów jednocześnie. Jeśli nie jest to niemożliwe, to przynajmniej bardzo trudne, a na pewno nieefektywne.

Najpierw zatrzymajmy się na chwilę i przyjrzyjmy się dwóm rodzajom działań – wykonywanym świadomie i automatycznie. Działania, które wykonujemy świadomie wymagają naszej uwagi, koncentracji, skupienia, po prostu świadomości. Działania, które wykonujemy automatycznie robimy bez zastanowienia, na autopilocie.

Żeby robić kilka rzeczy na raz w efektywny sposób potrzebujesz podejść do tego w przemyślany sposób. Możesz wybrać jedno działanie, które możesz robić świadomie i połączyć je z jednym działaniem, które możesz robić automatycznie, np.:

  • bieganie na bieżni i słuchanie muzyki
  • chodzenie i słuchanie audiobooka
  • siedzenie i rozmawianie
  • jazda rowerem i rozmyślanie nad jakimś problemem
  • jedzenie i oglądanie telewizji
  • wchodzenie po schodach i śpiewanie piosenki

Zwróć uwagę, że powyższe przykłady angażują Twoje ciało (działania automatyczne) i Twój mózg (świadomość). Nawyki są oczywiście z mózgu, jednak inna część mózgu odpowiada za nawyki (hipokamp), a inna za świadome działanie (kora mózgowa). Multitasking, czyli robienie wielu rzeczy jednocześnie, jest możliwy tylko pod warunkiem, że zaangażujemy w nasze działania różne obszary mózgu.

Jeszcze raz to podkreślę. NIE możemy skupiać się na dwóch rzeczach jednocześnie. Możemy zmieniać i przekierowywać naszą uwagę, ale nie możemy jej dzielić pomiędzy 2 aktywności, które wykonujemy świadomie.

Multitasking – warunek konieczny

Warunkiem wielozadaniowości jest automatyczność jednego z działań. Nie będziesz w stanie uczyć się nowej umiejętności, np. gotowania, pływania, jazdy na nartach czy gry na skrzypcach i jednocześnie skupiać się świadomie na rozmowie z drugą osobą. Kiedy uczymy się nowych umiejętności potrzebujemy się skupić, żeby je dobrze opanować. Dopiero kiedy mamy je opanowane i działamy nawykowo (automatycznie) możemy je łączyć z innymi aktywnościami, które wymagają naszej świadomości, takimi jak uważna rozmowa.

Multitasking poziom ekspert

Są osoby, które 2-3% jest supermultitaskerami. Są to osoby, którym z większą łatwością przychodzi przełączanie się pomiędzy zadaniami i dla których ten koszt jest mniejszy. W całym tym wariactwie pamiętajmy, że jest to jedynie 2-3% całej populacji. Co oznacza, że jest 97-98% szans, że Ty jesteś “normalny”, czyli niestety multitasking nie jest Twoją domeną.

Jeśli jednak chcesz sprawdzić czy przypadkiem nie jesteś jedną z tych osób, którym multitasking wychodzi na zdrowie to tutaj jest test (ang), żeby to sprawdzić. A tutaj Damian Redmer dobrze opisał jak go zrobić:

Multiasking – Jak wypadasz na tle średniej biurowej?

Chcąc przełączyć się pomiędzy jednym zadaniem a drugim potrzebujemy chwilę, żeby w ogóle przypomnieć sobie o co chodzi, wykonać mentalny wysiłek i dodatkową pracę, która sprawia, że pracujemy dłużej więc nasza efektywność spada. Można to zaobserwować na podstawie życia biurowego gdzie co chwilę ktoś lub coś odrywa naszą uwagę od pracy.

Osoby pracujące w biurze są szczególnie “narażone” na multitasking i rozpraszanie się w pracy. Umówmy się – open space nie jest miejscem, które sprzyja pracy w skupieniu.

Według badań (2018) Rescue Time pracownicy
biurowi średnio sprawdzają maila co 6 min
(próba 26 210 osób)

Przyjrzyj się temu wykresowi. Średnio co 6 min pracownicy biurowi odrywają się od swojej pracy i sprawdzają maila. Biorąc pod uwagę wyniki zaprezentowanych wyżej badań jest to dalece nieefektywne. Można tutaj też przyjrzeć się innej statystyce.

40% pracowników biurowych nigdy nie pracuje dłużej niż 30 minut skupiając się tylko na jednym zadaniu.

Według badań (2018) Rescue Time jedynie 30% pracowników biurowych
pracuje w dłuższych nieprzerwanych blokach (próba 26 210 osób)

Multitasking – Jak z nim skończyć i co w zamian?

Wiele osób błędnie uważa, że multitasking podnosi wydajność i pozwala pracować szybciej. Fakty przedstawiają się jednak w zupełnie inny sposób i stawiają multitasking w niekorzystnym świetle, obnażając jego prawdziwą naturę.

W jaki sposób skończyć z multitaskingiem? I czym go zastąpić? Nie ma na to prostej recepty, jest natomiast jego przeciwieństwo.

Jednąz nich są czerwone i zielone godziny, inną jest technika pomodoro, jeszcze inną ustawienie opcji we wszystkich aplikacjach: Whatsapp, Messenger, Facebook, Outlook, itp. Żeby nie wyświetlały Ci powiadomień. Ja osobiście stosuję strategię wyłaczania telefonu w tryb samolotowy o godz 22:00 i włączania go spowrotem o godz. 8:30, po wyjściu z domu. Póki co testyję to rozi2)azanie, ale zapewniam was, że śpię spokojniej kiedy wiem, że jestem odłączony od świata, nie mam internetu, nikt do mnie nie zadzwoni i mogę się skupić na sobie i na tym co dla mnie jabwazniejsze w danej chwili. W tym przypadku jest to sen.

Monotasking – jedna rzecz na raz

Pamiętam jak przygotowując zaproszenie dla klienta na szkolenie zainwestowałem 2 h czasu, żeby dopracować zarówno treść jak i formę. Szkolenie Miało być w formule otwartej więc jeśli pracownik będzie chciał się zapisać na szkolenie to zrobi to z własnej chęci, więc dobrze jest przedstawić mu jak najwięcej korzyści i przejrzyście zachęcić do wzięcia udziału w szkoleniu. Zainwestowanie 2 h w przygotowanie dwóch stron A4 to całkiem dużo czasu, biorąc pod uwagę, że większość materiałów miałem już gotowych.

Postanowiłem jednak zaangażować się w to zadanie na 100%, bo temat był bliski mojemu sercu – zarządzanie czasem.

Najpierw wyszukałem wszystkie zaproszenia, które wydawały mi się sensowne lub miały w sobie elementy, z których chciałem skorzystać. Następnie stworzyłem projekt takiego zaproszenia konsultując się w międzyczasie w działem marketingu, żeby całość była spójna z marką. W ostatniej części dobrałem treść i układ zaproszenia.

Po zakończonej pracy wysłałem zaproszenie do współpracownicy, która po chwili zadzwoniła do mnie i zaczęła rozmowę od “Ale to jest piękne!…”. Na bazie zaprojektowanego przeze mnie zaproszenia przygotowane zostały pozostałe dla tego klienta. Ucieszyło mnie to, bo wiedziałem, że praca w skupieniu była przyczyną tak dobrego produktu.

Źródła:


Przeczytaj też:

Multitasking: Dlaczego nie warto?

Koncentracja uwagi i praca w skupieniu: Czerwone i Zielone Godziny

Macierz Eisenhowera: Czym jest i Jak z Niej Korzystać?

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
__CONFIG_group_edit__{}__CONFIG_group_edit__
__CONFIG_local_colors__{"colors":{"--tcb-skin-color-0":"Royal Blue","--tcb-skin-color-8":"Picton Blue","--tcb-skin-color-10":"Anakiwa","--tcb-skin-color-1":"Picton Blue","--tcb-skin-color-3":"Deep Cove","--tcb-skin-color-5":"Nevada"},"gradients":{}}__CONFIG_local_colors__

Dołącz do Społeczności 2114+ Produktywnych Solo

Pozbądź się złych nawyków i na stałe zastąp je dobrymi. Przestań odkładać na później i wykorzystaj właściwie marnowany czas. Wprowadź małe zmiany, które zwielokrotnią Twoją produktywność.

__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"7cb9f":{"name":"Main Accent","parent":-1},"1b8a9":{"name":"Accent Low Opacity","parent":"7cb9f"},"5f576":{"name":"Accent Medium opacity","parent":"7cb9f"}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"Default","value":{"colors":{"7cb9f":{"val":"rgb(44, 133, 222)","hsl":{"h":210,"s":0.78,"l":0.01,"a":1}},"1b8a9":{"val":"rgba(46, 138, 229, 0.08)","hsl_parent_dependency":{"h":210,"l":0.54,"s":0.78}},"5f576":{"val":"rgba(46, 138, 229, 0.2)","hsl_parent_dependency":{"h":210,"l":0.54,"s":0.78}}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"7cb9f":{"val":"rgb(47, 138, 229)","hsl":{"h":210,"s":0.77,"l":0.54,"a":1}},"1b8a9":{"val":"rgba(47, 138, 229, 0.08)","hsl_parent_dependency":{"h":210,"s":0.77,"l":0.54,"a":0.08}},"5f576":{"val":"rgba(47, 138, 229, 0.2)","hsl_parent_dependency":{"h":210,"s":0.77,"l":0.54,"a":0.2}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__
__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"9bd08":{"name":"Main Accent","parent":-1}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"Default Palette","value":{"colors":{"9bd08":{"val":"var(--tcb-local-color-7cb9f)"}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"9bd08":{"val":"rgb(19, 114, 211)","hsl":{"h":210,"s":0.83,"l":0.45}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__
Chcę dostęp!

Zero spamu. Wypisy w każdej chwili.

>