Macierz Eisenhowera: Czym jest i Jak z Niej Korzystać?

macierz eisenhowera

Macierz Eisenhowera ma swoją nazwę od jej twórcy. Dwight Eisenhower był 34 prezydentem USA, pełniącym swoje obowiązki 2 kadencje z rzędu. Podczas swojej 8-letniej prezydentury zainicjował i rozwinął program budowy autostrad – ich obecna długość przekracza 77 tys. km. Stworzył też agencję DARPA, która wynalazła Internet i agencję kosmiczną NASA, która do tej pory najbardziej przyczyniła się do odkrywania kosmosu. Ponadto zachęcił do pokojowego używania alternatywnych źródeł energii poprzez wprowadzenie zmian w prawie (AEA).

Zanim został prezydentem Eisenhower był Generałem Armii Stanów Zjednoczonych. Wcześniej Naczelnym Dowódcą podczas II wojny światowej i osobą odpowiedzialną za planowanie i realizację inwazji na Północną Afrykę, Francję i Niemcy.

Dodatkowo Eisenhower był prezesem Columbia University. Został też pierwszym naczelnym dowódcą NATO i pomimo tylu obowiązków znajdował jeszcze czas na swoje pasje – golf i malarstwo.

Dwight Eisenhower niewątpliwie żył bardzo produktywnie. Nic więc dziwnego, że jego metoda na zarządzanie sobą w czasie została przestudiowana przez wielu ludzi na całym świecie.

Matryca Eisenhowera: Produktywność

Strategia Eisenhowera na zwielokrotnienie efektywności była bardzo prosta. Wyszedł on z założenia, że wszystkim zadaniom można nadać rangę pilności i ważności.

Mam tylko dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Te pilne nie są ważne, a te ważne nigdy nie są pilne. – Dwight Eisenhower

Dzięki przypisaniu każdemu działaniu odpowiedniej rangi możemy przyporządkować je do jednej z czterech kategorii:

  1. Pilne i ważne (do wykonania w pierwszej kolejności)
  2. Niepilne i ważne (do zaplanowania)
  3. Pilne i nieważne (do oddelegowania)
  4. Niepilne i nieważne (do usunięcia)

Te 4 kategorie zadań pozwalają nam spojrzeć na nasze działania zarówno z szerszej perspektywy (“Co chcę osiągnąć w najbliższym kwartale?”) jak i z bliższej (“Jak powinien wyglądać mój dzień?”). Uniwersalność tej metody jest jednym z powodów jej popularności.

Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera – I ćwiartka, zadania pilne/ważne

Do tej ćwiartki zaliczają się wszystkie “istotne działania niecierpiące zwłoki”. Takimi zadaniami może być na przykład:

  • przygotowanie rocznego raportu na dzisiejsze spotkanie zarządu
  • rodząca żona
  • nakarmienie płaczącego niemowlaka
  • wymiana zużytych klocków hamulcowych w samochodzie
  • wizyta u lekarza w przypadku złego samopoczucia
  • pojechanie z chorym zwierzakiem do weterynarza
  • dzisiejsze spotkanie z kluczowym klientem
  • nauka na jutrzejszy egzamin
  • kończąca się benzyna w samochodzie, itp.

Zadania z tej ćwiartki wymagają naszego szybkiego działania. Dlatego nimi zajmujemy się natychmiast, w pierwszej kolejności.

Matryca Eisenhowera – II ćwiartka, zadania niepilne/ważne

W tej ćwiartce znajdują się zadania, które nie są pilne, a jednocześnie nie wykonanie ich w ogóle będzie miało negatywne konsekwencje, np.:

  • wizyta kontrolna u lekarza lub dentysty
  • oszczędzanie pieniędzy
  • praca nad strategią firmy
  • zmiana opon na zimowe zanim nadejdą mrozy
  • budowanie długotrwałych relacji z klientami
  • wprowadzenie nowego produktu na rynek
  • zaplanowanie wakacji
  • ukończenie studiów
  • spłacenie kredytów
  • randka z żoną/mężem, itp.

Zadania z tej ćwiartki wymagają zaplanowania. Są więc tymi, na które warto poświęcać najwięcej czasu, np. podczas czerwonych godzin.

Każde zadanie, które jest dla nas ważne, warto zaplanować, żeby w pewnym momencie nie stało się pilne/ważne (pierwsza ćwiartka). Jeśli będziesz:

  • Uczęszczać na regularne wizyty kontrolne u lekarza (niepilne/ważne) i stosowali się do zaleceń, to nie zaskoczy nas nagła, poważna choroba (pilne/ważne).
  • Oszczędzać pieniądze (niepilne/ważne), to w sytuacji nieprzewidzianego kryzysu nie będziesz musiał gorączkowo się kredytować (pilne/ważne).
  • Na bieżąco budować dobre relacje z klientami (niepilne/ważne), to nie będziesz zmuszony walczyć o premię w końcówce roku (pilne/ważne).

Matryca Eisenhowera – III ćwiartka Zadania pilne/nieważne

Zadania z tej ćwiartki należy oddelegować. Zazwyczaj znajdą się tutaj takie działania jak:

  • nagłe spotkanie w sprawie nudnego projektu
  • niecierpiąca zwłoki prośba współpracownika (dla niego ważna, dla Ciebie nie)
  • uzupełnienie firmowego CRMa na polecenie przełożonego.

Zadania z tej ćwiartki delegujesz. Pytaj sam siebie:

Kto, zamiast mnie, może wykonać to zadanie?

Oczywiście nikt nie zrobi tego lepiej od Ciebie, jednak delegując zadania z tej ćwiartki zyskasz czas potrzebny na wykonanie tego, co jest naprawdę ważne. Podsumowując – zadania z tej ćwiartki najlepiej jest delegować a potem monitorować ich realizację.

Matryca Eisenhowera – IV ćwiartka, zadania niepilne/nieważne

Zadania z tej ćwiartki usuń. Do kosza. Wyrzuć. Zrezygnuj. Pozbądź się. To właśnie robi się z zadaniami przeznaczonymi dla tej ćwiartki. Tak więc, jeśli coś nie ma ani wartości, ani nie jest pilne, to należy się tego pozbyć ze swojej listy rzeczy do zrobienia. Do zadań z tej ćwiartki mogą należeć:

  • rozdysponowanie budżetu partycypacyjnego Twojej dzielnicy
  • odpisanie na spamowego maila
  • wypełnienie ankiety online o tym jak korzystasz z internetu

Jakiekolwiek zadanie jest dla Ciebie nieważne i niepilne po prostu się go pozbądź. Nic nie stracisz, a zyskasz cenny czas!

Źródła i inspiracje: