Matryca Eisenhowera: Jak Zwiększyć Swoją Produktywność i Wyeliminować Zbędne Działania?

Dwight Eisenhower był 34 prezydentem USA, pełniącym swoje obowiązki 2 kadencje z rzędu. Podczas swojej 8-letniej prezydentury zainicjował i rozwinął program budowy autostrad – ich obecna długość przekracza 77 tys. km. Stworzył też agencję DARPA, która wynalazła Internet oraz agencję kosmiczną NASA, która do tej pory najbardziej przyczyniła się do odkrywania kosmosu. Ponadto zachęcił do pokojowego używania alternatywnych źródeł energii poprzez wprowadzenie zmian w prawie (AEA).

Zanim został prezydentem Eisenhower był Generałem Armii Stanów Zjednoczonych, a wcześniej Naczelnym Dowódcą podczas II wojny światowej i osobą odpowiedzialną za planowanie i realizację inwazji na Północną Afrykę, Francję i Niemcy.

Dodatkowo Eisenhower był prezesem Columbia University, został pierwszym naczelnym dowódcą NATO i pomimo tylu obowiązków znajdował jeszcze czas na swoje pasje – golf i malarstwo.

Dwight Eisenhower niewątpliwie żył bardzo produktywnie. Nic więc dziwnego, że jego metoda na zarządzanie sobą w czasie została przestudiowana przez wielu ludzi na całym świecie.

Matryca Eisenhowera: Produktywność

Strategia Eisenhowera na zwielokrotnienie efektywności była bardzo prosta. Wyszedł on z założenia, że wszystkim zadaniom można nadać rangę pilności i ważności.

Mam tylko dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Te pilne nie są ważne, a te ważne nigdy nie są pilne. – Dwight Eisenhower

Dzięki przypisaniu każdemu działaniu odpowiedniej rangi możemy przyporządkować je do jednej z czterech kategorii:

  1. Zadania pilne i ważne (do wykonania w pierwszej kolejności)
  2. Zadania niepilne i ważne (do zaplanowania)
  3. Zadania pilne i nieważne (do oddelegowania)
  4. Zadania niepilne i nieważne (do usunięcia)

Te 4 kategorie zadań pozwalają nam spojrzeć na nasze działania zarówno z szerszej perspektywy („Co chcę osiągnąć w najbliższym kwartale?”) jak i z bliższej („Jak powinien wyglądać mój dzień?”). Uniwersalność tej metody jest jednym z powodów jej popularności.

Matryca Eisenhowera

Zadania pilne/ważne – wykonaj w pierwszej kolejności

Do tej ćwiartki zaliczają się wszystkie „istotne działania niecierpiące zwłoki”. Takimi zadaniami może być np. przygotowanie rocznego raportu na dzisiejsze spotkanie zarządu, rodząca żona, nakarmienie płaczącego niemowlaka, wymiana zużytych klocków hamulcowych w samochodzie, wizyta u lekarza w przypadku złego samopoczucia, pojechanie z chorym zwierzakiem do weterynarza, dzisiejsze spotkanie z kluczowym klientem, nauka na jutrzejszy egzamin, kończąca się benzyna w samochodzie, itp.

Zadania z tej ćwiartki wymagają naszego szybkiego działania – dlatego nimi zajmujemy się w pierwszej kolejności.

Zadania niepilne/ważne – zaplanuj

Zadania z tej ćwiartki wymagają zaplanowania. Przykładem takich zadań jest np. wizyta kontrolna u lekarza lub dentysty, oszczędzanie pieniędzy, praca nad strategią firmy, zmiana opon na zimowe zanim nadejdą mrozy, budowanie długotrwałych relacji z klientami, wprowadzenie nowego produktu na rynek, zaplanowanie wakacji, ukończenie studiów, spłacenie kredytów, randka z żoną/mężem,  itp.

Zadania z tej ćwiartki są tymi, na które powinniśmy poświęcać najwięcej czasu, np. podczas czerwonych godzin.

Każde zadanie, które jest dla nas ważne, warto zaplanować, żeby w pewnym momencie nie stało się pilne/ważne (pierwsza ćwiartka):

  • Jeśli będziemy uczęszczali na regularne wizyty kontrolne u lekarza (niepilne/ważne) i stosowali się do zaleceń, to nie zaskoczy nas nagła, poważna choroba (pilne/ważne).
  • Jeśli będziemy oszczędzali pieniądze (niepilne/ważne), to w sytuacji nieprzewidzianego kryzysu nie będziemy musieli gorączkowo się kredytować (pilne/ważne).
  • Jeśli będziemy na bieżąco budowali dobre relacje z klientami (niepilne/ważne), to nie będziemy zmuszeni walczyć o premię w końcówce roku (pilne/ważne).

Zadania pilne/nieważne – oddeleguj

Zadania z tej ćwiartki należy oddelegować. Zazwyczaj znajdą się tutaj takie działania jak: nagłe spotkanie w sprawie nudnego projektu, niecierpiąca zwłoki prośba współpracownika (dla niego ważna, dla Ciebie nie), czy uzupełnienie firmowego CRMa na polecenie przełożonego. Zadania z tej ćwiartki delegujesz – „Kto, zamiast mnie, może wykonać to zadanie?”. Oczywiście nikt nie zrobi tego lepiej od Ciebie, ale jeśli oddelegujesz zadanie z tej ćwiartki, to zyskasz czas potrzebny na wykonanie tego, co jest naprawdę ważne.

Zadania niepilne/nieważne – usuń

Usuń. Do kosza. Wyrzuć. Pozbądź się. To właśnie robi się z zadaniami przeznaczonymi dla tej ćwiartki. Jeśli coś nie ma ani wartości, ani nie jest pilne, to należy się tego pozbyć ze swojej listy rzeczy do zrobienia. Do zadań z tej ćwiartki mogą należeć: rozdysponowanie budżetu partycypacyjnego Twojej dzielnicy, odpisanie na spamowego maila lub wypełnienie ankiety online o tym jak korzystasz z Internetu. Jakiekolwiek zadanie jest dla Ciebie nieważne i niepilne po prostu się go pozbądź. Nic nie stracisz, a zyskasz cenny czas.

Źródła i inspiracje: