Jak Pracować Efektywnie: Czerwone i Zielone Godziny

W tym artykule odniosę się do jednej zasady, która pozwala pracować efektywniej i realnie popychać projekty do przodu, a nie tylko je rozgrzebywać. Tą zasadą są czerwone i zielone godziny pracy.

Praca w XXI wieku wymaga od nas więcej. Szybkiego przełączania się pomiędzy wieloma wątkami, złożonej pracy projektowej, czy dotrzymywania terminów na wielu frontach jednocześnie. Użycie tutaj nomenklatury wojskowej jest jak najbardziej uzasadnione. Zapytaj pracowników, którzy pracują w biurach, a wielu potwierdzi, że pracują za dużo i w zbyt dużym rozproszeniu. Taki sposób pracy skutkuje poczuciem, że posuwamy się o centymetr w tysiące stron jednocześnie. Wymagania, żeby nadążyć za trendami, partnerami biznesowymi i klientami dla wielu z nas są wyzwaniem – nic więc dziwnego, że ta wielowątkowość zabija poczucie efektywności.

Czerwone i zielone godziny

Podział na czerwone i zielone godziny jest prosty i intuicyjny. Załóżmy, że pracujesz przez 8 godz. dziennie. W tym czasie dookoła dzieje się bardzo wiele rzeczy: przychodzą maile, wyskakują powiadomienia, szef zaprasza Cię na spotkanie, kolega wyciąga Cię na kawę, klienci dzwonią o każdej porze, współpracownicy chodzą i rozmawiają, a Ty jesteś w centrum tego wszystkiego. Umówmy się – biuro to nie jest dobre miejsce na skupienie się na swoich zadaniach i realną pracę. Open space jest przestrzenią, która sprzyja szybkiej komunikacji, wymianie pomysłów, czy budowaniu relacji. Ta przestrzeń nie sprzyja pracy. W zasadzie nawet stoi jej na przeszkodzie. Dlatego właśnie warto zastosować podział pracy na czerwone i zielone godziny.

Czerwone godziny, czyli czerwone światło

Czerwone godziny to czas w trakcie dnia, w którym skupiasz się tylko i wyłącznie na samodzielnej pracy. To może być praca koncepcyjna, merytoryczna, strategiczna, operacyjna lub jaka tylko zechcesz – ważne, żeby była samodzielna.

Dla współpracowników czerwone godziny oznaczają: stój; nie podchodź; akysz; won; nie ma mnie, koniec kropka.  W trakcie czerwonych godzin: nie odbierasz telefonu; nie dzwonisz do nikogo; nie sprawdzasz maila; nie odpisujesz na maile; nie dajesz się oderwać od pracy; zamykasz się w oddzielnym pomieszczeniu, a jeśli nie możesz, to zakładasz słuchawki na uszy; jak ktoś w trakcie czerwonych godzin podchodzi do Twojego biurka, to wskazujesz mu kartkę z napisem „Przyjdź po 11:00, bo teraz muszę się skupić” lub opcjonalnie „Napisz maila o co chodzi, odpiszę po 11:00”. Czerwone godziny są po to, żeby realnie pracować w skupieniu.

Na początku praca w skupieniu może być dla Ciebie niekomfortowa z kilku powodów:

„Przecież ktoś może chcieć ode mnie coś naprawdę ważnego”

Zapewniam Cię, że jeśli ktoś będzie miał coś naprawdę ważnego, to będzie do Ciebie wydzwaniał aż odbierzesz. Jeśli komuś naprawdę świat będzie się walił i będzie potrzebował tylko i wyłącznie Twojej pomocy, bo nikt inny na tym świecie nie jest w stanie mu pomóc, to wierz mi, na pewno dotrze do Ciebie. W większości przypadków jednak nikt nie zauważy Twojej nieobecności, a co najwyżej ktoś się lekko zdziwi, ale to wszystko.

„Ludzie przestaną mnie lubić, jak zacznę ich olewać”

Jeśli ludzie mieliby przestać Cię lubić dlatego, że nie dajesz sobie przeszkadzać w pracy, to pora zastanowić się nad sensownością takich znajomości. W życiu jest na wszystko czas. Jest czas na pracę i czas na pogaduchy. Jeśli Ty dajesz sygnał pt: „Pracuję w skupieniu. Proszę napisz maila. Odpowiem po 11:00”, a ktoś nie jest w stanie tego uszanować, to znaczy, że tak naprawdę nie interesujesz go Ty ani Twoja praca, tylko sprawa, z którą on przyszedł. Jeśli druga osoba w relacji nie szanuje Twojego czasu i zachowuje się egocentrycznie, to może pora zastanowić się nad wartością takiej relacji. W większości przypadków ludzie zrozumieją Twój przekaz, a może nawet ktoś pójdzie w Twoje ślady?

„Praca w skupieniu przez długi czas jest naprawdę wyczerpująca”

Czy praca w skupieniu jest naprawdę tak męcząca? Tak, zdecydowanie. Nasza umiejętność intensywnego skupiania się jest ograniczona i działa dokładnie tak samo jak mięsień – trzeba ją wyćwiczyć. Na początku wyzwaniem może być skupienie się i nie odrywanie swojej uwagi od wykonywanej pracy przez 10 min. Z czasem jednak zauważysz, że czas skupienia na pracy zacznie się wydłużać. Na początku do 15 min a potem do 30 min. Po jakimś czasie być może będziesz w stanie pracować w skupieniu nawet przez pełne 1,5 godz. A może i więcej?

Bill Gates przygotowując pierwsze podwaliny pod Microsoft pracował bez wytchnienia przez 2 tygodnie. Jednak dla większości osób optymalny czas pracy w skupieniu to około 3-4 godz. dziennie. Jest to czas w zupełności wystarczający, żeby wykonać naprawdę ważne zadania i skupić się na kluczowych projektach. Pozostały czas w ciągu dnia możesz z powodzeniem poświęcić na…

Zielone godziny, czyli zielone światło

Zielone godziny są czasem, w którym jesteś dostępny dla innych – szefa, współpracowników, klientów i wszystkich osób zainteresowanych: odbiciem z Tobą myśli, porozmawianiem, pójściem na kawę/obiad lub jakiejkolwiek innej interakcji z Tobą. Praca w zielonych godzinach zazwyczaj jest tą domyślą, którą każdy z nas stosuje. Zielone godziny oznaczają współpracę i dostępność, czyli: chodź, zapraszam, porozmawiajmy, z chęcią odpiszę na Twojego maila i odbiorę telefon od Ciebie, a nawet sam do Ciebie zadzwonię. Jest to czas na załatwienie wszystkich spraw, które wymagają kontaktu z innymi osobami i tych, które wymagają kontaktu z Tobą.

Ile czerwonych a ile zielonych godzin w ciągu dnia?

To ile wyznaczysz sobie zielonych a ile czerwonych godzin zależy w dużej mierze od specyfiki Twojej pracy. Jeśli pracujesz w dziale wsparcia lub sprzedaży, to prawdopodobnie czerwonych godzin będziesz miał mniej, a jeśli pracujesz jako programista, to prawdopodobnie więcej. Ostatecznie to, ile godzin chcesz przeznaczyć na współpracę, a ile na samodzielną pracę zależy od Ciebie. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że ograniczenie współpracy poprzez zwiększenie liczby czerwonych godzin w ciągu dnia znacząco podniosło moją produktywność.

Teraz zwyczajnie wolę pracować samodzielnie, dzięki temu szybciej kończę swoje zadania i realizuję projekty. Oczywiście nie da się całkowicie odizolować od świata i wymiksować ze wszystkich spotkań czy wspólnej kawy, jednak zachowanie zdrowego rozsądku pomiędzy samodzielną pracą, a współpracą z innymi jest zdecydowanie potrzebne.

Czerwone i zielone godziny – podsumowanie

Z moich obserwacji i rozmów z pracownikami z różnych firm wynika, że bez względu na pełnione stanowisko, jeśli spędziłeś cały dzień na spotkaniach z ludźmi, to znaczy, że tak naprawdę nie zrobiłeś nic. Jeśli raz na kilka miesięcy zdarzy mi się dzień pełnej spotkań, to przypominam sobie dlaczego tak dużo czasu spędzam pracując samodzielnie podczas czerwonych godzin.

P.S. Kiedy widzę u współpracowników w kalendarzu czas oznaczony jako „Czerwone godziny”, to uśmiecham się, bo wiem, że tym czasie ma miejsce prawdziwa efektywność.